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Quanto custa digitalizar documentos?
Além de facilitar o gerenciamento e o compartilhamento de informações, a digitalização contribui para preservar documentos importantes. Dessa forma, você acabará reduzindo o risco de perdas ou de danos causados pelo tempo, que são normais de acontecer com papéis.
Este serviço não envolve somente o uso de scanners e softwares especializados, mas também a expertise de profissionais que garantem a qualidade e a integridade dos dados digitalizados. Ou seja, os documentos se tornam editáveis e não apenas fotos, como acontece com aqueles que são escaneados.
Quando falamos de valores, cada profissional ou empresa pode estipular tarifas diferentes. Normalmente, são cobradas por página e a complexidade dos documentos é um dos fatores que mais pode alterar os preços. Também é importante ressaltar que alguns profissionais podem oferecer pacotes com uma quantidade estipulada de páginas, o que pode sair mais barato que contratar individualmente.
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Quais fatores influenciam nos preços de uma digitalizaçao de documentos?
É importante sempre ressaltar e entender que o preço da digitalização de documentos pode variar de acordo com diversos fatores, como:
- Quantidade de documentos: quanto maior o volume, maior o trabalho envolvido e, consequentemente, maior o custo. No entanto, muitas empresas podem oferecer descontos para grandes quantidades.
- Complexidade dos documentos: documentos com muitas páginas, formatos não padronizados ou que requerem cuidados especiais podem aumentar o preço do serviço.
- Qualidade desejada: a resolução e o formato do arquivo final (PDF, JPEG, TIFF, etc.) também influenciam no preço.
- Serviços adicionais: indexação, OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para conversão de texto pesquisável e armazenamento em nuvem são exemplos de serviços adicionais que podem ser cobrados à parte.
Quais são as vantagens de contratar um serviço de digitalização de documentos?
- Economia de Espaço Físico: A digitalização de documentos elimina a necessidade de armazenar grandes quantidades de papel, liberando espaço físico que pode ser utilizado para outras finalidades.
- Acesso rápido e facilitado: documentos digitalizados podem ser facilmente acessados, recuperados, em caso de perda ou danos ao arquivo e compartilhado com outros colaboradores quando necessário.
- Segurança e backup: uma vez no meio digital, os documentos podem ser protegidos por medidas de segurança, como criptografia e controle de acesso, reduzindo o risco de perda, roubo ou danos físicos. Além disso, backups regulares garantem a preservação dos documentos em caso de falhas de hardware ou desastres naturais.
- Redução de Custos Operacionais: a digitalização de documentos pode ajudar a reduzir custos operacionais associados à impressão, armazenamento físico, transporte e gerenciamento de papel.
- Preservação e Longevidade dos Documentos: documentos digitais podem ser preservados por longos períodos de tempo sem deterioração física, garantindo a integridade e legibilidade das informações ao longo do tempo.
Perguntas frequentes sobre este serviço
Quanto tempo leva para digitalizar meus documentos?
Isso dependerá do volume de documentos e da complexidade do material. A melhor opção é averiguar diretamente com o profissional contratado e informar-lhe sobre seus prazos e necessidades.
Como posso garantir a segurança dos meus documentos digitalizados?
Além de poder armazená-los em ambientes seguros e pastas com senhas, por exemplo, é possível tornar os documentos criptografados ou até mesmo limitar seu acesso. Existem diferentes softwares e possibilidades muito mais seguras que guardar documentos físicos.
A digitalização também facilita o cumprimento de regulamentações governamentais e padrões de conformidade, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) no Brasil, ao permitir o armazenamento seguro e o acesso controlado aos documentos.
O que se pode considerar na hora de solicitar um serviço de digitalização de documentos no Brasil?
Requisitos profissionais para trabalhar com digitalização de documentos
Além de ter que apresentar um CNPJ ativo, seja como MEI ou como empresa, não há regulamentações específicas para a profissão de digitalizar documentos. No entanto, é preciso seguir diversas regras, leis e normas (como ABNT, por exemplo), para que o documento matenha sua validade legal e cumpra com os requisitos impostos a este tipo de arquivo. Existem regulamentações para armezenar doumentos, para digitalizar documentos públicos, para gerenciá-los, etc. E o profissional ou empresa deve ter conhecimento sobre isso.
É fundamental que o profissional também seja organizado, apresente boa comunicação, saiba gerenciar seu tempo e cumpra com os prazos estabelecidos.
Opinião profissional
Como escolher um serviço de digitalização no Brasil?
Para Edson Santos Silva
, antes de começar a procurar um especialista é impressindível que você tenha claro qual o volume de documentos que serão digitalizados, o prazo e o formato que você gostaria de recebê-los. Dessa forma, você consegue receber um orçamentos mais assertivo e o profissional consegue confirmar se é possível entregar todo o projeto no. Você também deve se sentir a vontade para fazer perguntas, como:
• Você possui experiência em digitalizar o tipo de documento que preciso?
• Você garante a qualidade da digitalização dos meus documentos?
• Quais são os procedimentos de segurança da empresa?
• Você possui políticas de privacidade?
• Você oferece serviços adicionais, como organização e indexação de documentos?
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